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辦公設備管理制度

來源/作者:網絡(如侵權,聯系刪除)     發布時間:2012-05-30 09:36     瀏覽次數:

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第1條目的
  為了保證公司電話、電腦、打印機、復印機和傳真機等辦公設備的正常運轉,提高辦公設備的工作效率和使用效率,特制定本制度。
  第2條適用范圍
  本制度適用于對公司內部所有辦公設備的使用管理。
  第2章辦公設備購買
  第3條各部門在年初部門計劃中統一將購買辦公設備的費用列入預算,經公司領導審批后由辦公事務部門統一購買。
  第4條對于臨時需要的辦公設備,要經總經理審批通過后方可購買。
  第3章電腦使用管理
  第5條專人專管
  1.每臺電腦指定專門人員負責日常操作,非操作人員不得隨意上機。
  2.電腦使用人員要設置開機密碼,密碼屬公司機密,未經批準不得向任何人泄露。
  第6條操作規定
  1.嚴禁在公司電腦上從事與本職工作無關的事項。
  2.不得使用未經病毒檢查的軟盤、光盤,防止公司電腦“感染”病毒。
  3.嚴禁私自拷貝、泄露涉及公司機密的文件資料。
  第7條病毒防護
  1.尚未聯網的計算機,由電腦室負責安裝軟件。
  2.任何電腦安裝軟件前,須由相關專業負責人提出書面報告,經部門主管同意后,由專業人員安裝。
  3.所有電腦不得安裝游戲軟件。
  4.數據的備份由相關專業負責人管理,備用的軟盤由專業負責人提供。
  5.在使用軟件前,必須進行殺毒,確保軟件無病毒后方可打開。
  6.任何人未經同意,不得使用他人的電腦。
  第8條硬件保護
  1.除負責硬件維護的人員外,任何人不得隨意拆卸電腦設備。
  2.硬件維護人員在拆卸電腦時,必須采取必要的防靜電措施。
  3.硬件維護人員在作業完成后或準備離去時,必須將所拆卸的設備復原。
  4.各部門負責人必須認真落實所轄電腦及配套設備的使用和保養責任。
  5.各部門負責人必須采取必要措施,確保電腦及外設始終處于整潔和良好的狀態。
  6.對于關鍵的電腦設備應配備必要的斷電、繼電設施以保護電源。
  第9條電腦保養
  1.嚴禁在電腦前吸煙、吃東西,嚴禁用手或尖銳物體觸摸屏幕。使用人在離開前應退出系統并關閉電腦,蓋上防塵罩。
  2.定期(每月末)對電腦內的資料進行整理,做好備份并刪除不必要的文件資料,保證電腦有足夠的的運行空間。備份的磁盤由電腦管理員保管。
  3.定期(每月一次)由指定的專業電腦維護公司對電腦進行維護和保養。
  第4章電話使用管理
  第10條電話由行政部統一管理,各部門主管負責監督與控制使用情況。
  第11條各種外線電話須配置“長途電話記錄表”,逐次錄使用人、受話人、起止時間、聯絡事項及交涉結果。該表每月轉辦公事務主管審閱。
  第12條長途電話限主管以上人員使用,其他人員使用長途電話時需先經主管批準。
  第13條禁止因私事撥打長途電話。
  第5章打印機、復印機使用管理
  第14條打印機、復印機由專人負責管理,其他人員未經批準不得擅自使用。
  第15條打印、復印文件資料要辦理審批手續,詳細填寫打印及復印的時間、標題、份數和密級,經主管批準簽字后方可進行。
  第16條凡需打印的文件、表格等,字跡要清晰,語句要通順。打印的文件由擬稿部門負責校對。
  第6章傳真機使用管理
  第17條傳真機由專人負責保管,其他人員不得自行使用。
  第18條不得使用傳真機傳送個人材料,機密文件需經公司領導批準后方可傳真。
  第19條建立傳真登記、簽收制度,并立檔備案。
  第20條每天下班后,將傳真機設置為自動接收狀態,以防止遺漏重要文件。
  第7章其他辦公設備使用管理
  第21條公司所有辦公設備都要指定專人管理,其他人員必須經設備主管人員批準后方可使用。
  第22條辦公設備要定期養護,以免因老化而影響使用。
  第23條辦公設備使用人員要保證設備的安全,如果因使用人員過失造成辦公設備丟失或損壞,要追究相關人員的責任。
  第8章辦公設備使用監管
  第24條公司辦公事務部門負責對辦公設備的使用情況進行不定期檢查。
  第25條公司辦公事務部門對違規使用辦公設備的人員有提請處罰的權力。
  第9章附則
  第26條行政部對本制度擁有解釋權。
  第27條本制度自公布之日起實行。




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